Dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado para modernizar e integrar as informações fiscais de pessoas física e jurídica, existe a Escrituração Contábil Digital (ECD), também conhecida como SPED contábil.
O ECD traz para dentro do ambiente digital todos os documentos contábeis de uma empresa. Nele são registrados todos os dados referentes a movimentações financeiras, que anteriormente eram anotados no Livro Razão e no Livro Diário. Entram, portanto, neste registro, todas as questões contábeis relacionadas à empresa: as entradas ou recebimentos, e as saídas, como compra de material de escritório, custo com manutenção ou aquisição de maquinário, pagamento de despesas da estrutura. Tudo isso é detalhado com a especificação do motivo do investimento ou gasto e o saldo anterior mais o saldo atual. São registros completos e detalhados envolvendo o dinheiro da sua empresa. O prazo para envio das informações correspondentes ao ano anterior para o ECD é sempre o último dia útil de maio.
Uma das principais preocupações que as empresas precisam ter é que a partir da digitalização destes processos, o risco de punição por algum erro se tornou muito maior. Isso porque, com todos os dados em ambiente digital, o fisco conta com acesso facilitado às informações. Com a informatização destas informações, uma empresa tem toda a sua movimentação contábil à disposição da Receita Federal em apenas alguns cliques.
Qualquer irregularidade, informação desencontrada ou uma suspeita de fraude são detectadas facilmente pelo Fisco. Isso porque além do acesso facilitado, a informatização também permite o cruzamento das informações enviadas pela sua empresa com as do seu fornecedor e cliente. Essa análise dá ao Fisco a possibilidade – mais rápida e prática – de detectar que o dado enviado pela sua empresa não condiz com o que foi informado pelo seu fornecedor. Ou seja, há aí uma suspeita e o seu negócio pode ser investigado, mesmo que haja apenas um desencontro de informações.
Para a sua empresa, o SPED Contábil pode se tornar uma grande dor de cabeça, caso todas as informações não estejam em dia. As auditorias por parte da Receita Federal, por exemplo, se tornaram mais eficientes e facilitadas, permitindo que o órgão identifique rapidamente possíveis falhas ou dados desencontrados no sistema. O processo de conferência e envio de dados é sempre complexo, o que acarreta ainda mais em preocupação quanto ao cumprimento da legislação e à garantia de que o seu negócio estará protegido do ponto de vista tributário.
O risco de penalização da empresa pode se dar a partir do preenchimento incorreto do ECD. E ele é mais comum do que se imagina. É um dano que não envolve apenas o pagamento de altas cifras em multa, mas prejudica também a reputação da empresa. E só há a possibilidade de uma informação incorreta ser alterada caso ainda não esteja em análise ou não tenha sido substituída nenhuma vez. Além de mudar um dado, a empresa deve enviar um documento em que informa o motivo da alteração, o que geralmente é uma ação suficiente para chamar a atenção dos auditores da Receita. Se já houve uma mudança, não há possibilidade de uma nova alteração.
Frente a esses riscos, é importante que a empresa conte com o apoio de profissionais para evitar possíveis falhas na transmissão dos dados. A primeira ação a se fazer, segundo os especialistas das Next, é uma revisão completa dos dados preenchidos, garantindo que estão em conformidade com a atuação da empresa no ano anterior.
Após a elaboração desse trabalho, é importante fazer o cruzamento das informações, para que todas estejam alinhadas. Esse serviço pode ser feito através de um sistema de auditoria eletrônica, como acontece nos clientes da Next. A empresa desenvolveu uma solução exclusiva para facilitar o trabalho em seus clientes, garantindo transparência, rapidez e segurança quando o assunto é o SPED Contábil. O processo é mais rápido e confiável, garantindo o cumprimento do prazo estabelecido pela Receita Federal e a declaração de informações procedentes.
Quer garantir que a sua empresa esteja em dia com o fisco, cumprir prazos estabelecidos pela Receita e ainda evitar notificações? Entre em contato com a nossa equipe e veja como o nosso serviço garantirá segurança à área contábil do seu negócio.